Отчетность

Вместо отпускного резерва начисляем оценочное обязательство по отпускам

Т.А. Александрова, аудитор

Сейчас вместо понятия «отпускной резерв» применяется термин «оценочное обязательство» (ПБУ 8/2010). У бухгалтера больше нет задачи равномерно распределить расходы на оплату отпусков в течение года, поскольку пункт 72 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н, отменен.

Бухгалтер обязан показать в отчетности сумму обязательства компании перед работниками — на оплату отпусков и перед внебюджетными фондами — по страховым взносам, которые будут начислены на эту сумму отпускных по состоянию на отчетную дату (п. 15 и 24 ПБУ 8/2010).

Оценочное обязательство на оплату отпусков обязаны формировать все компании (кроме субъектов малого предпринимательства, которые не являются эмитентами публично размещаемых ценных бумаг) (п. 2—5 ПБУ 8/2010).

В какой строке баланса отражают оценочное обязательство на оплату отпусков

Оценочное обязательство по отпускам в случае его существенности отражают в бухгалтерском балансе (п. 24 ПБУ 8/2010) в составе показателя строки 1540 «Оценочные обязательства».

В этой строке показывают суммы оценочных обязательств, предполагаемый срок исполнения которых не превышает 12 месяцев после отчетной даты (п. 19 ПБУ 4/99).

Показатель в балансе считается существенным, если он может повлиять на экономические решения заинтересованных пользователей бухгалтерской отчетности (п. 11 ПБУ 4/99).

Что такое отчетная дата

Отчетная дата — это дата, на которую составляется бухгалтерская отчетность, а именно последний день отчетного периода.

Для годовой бухгалтерской отчетности отчетным периодом является календарный год — с 1 января по 31 декабря. Следовательно, отчетная дата в этом случае — 31 декабря.

Если компания составляет промежуточную бухгалтерскую отчетность, отчетным является период с 1 января по последний день отчетного периода (ч. 1, 4 и 6 ст. 15 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Проверка оценочного обязательства по отпускным в конце года

В конце отчетного года организация обязана проверить обоснованность и величину оценочного обязательства. Об этом говорится в пункте 23 ПБУ 8/2010.

Суть проверки — определение величины оценочного обязательства на отчетную дату, для того чтобы учредители компании могли узнать из бухгалтерской отчетности размер обязательств компании перед работниками по оплате отпусков и перед внебюджетными фондами по страховым взносам с этой суммы.

Как определить величину оценочного обязательства на конец года

Порядок расчета и проверки величины оценочного обязательства на оплату отпусков нормативно не закреплен. Каждая организация должна разработать и закрепить его в своей учетной политике. Рассмотрим два варианта определения суммы обязательства.

Величина оценочного обязательства по отпускным может быть определена расчетным путем по формуле:

Расчет среднего дневного заработка для оценки величины отпускных обязательств

Рассчитать средний дневной заработок для целей оценки обязательства по отпускным можно разными способами. Они будут отличаться степенью точности оценки и трудоемкостью.

В этом случае итоговая величина оценочного обязательства по отпускным будет определяться как сумма обязательств перед каждым работником

Самый точный, но и самый трудоемкий вариант — реально просчитать средний дневной заработок по каждому работнику по состоянию на отчетную дату — 31 декабря 2014 года.

Для целей оценки такой доскональной точности не требуется. Компания может применить другой способ расчета среднего дневного заработка для определения отпускных обязательств (обязательств по страховым взносам с суммы отпускных) на конец года исходя из фактических показателей за истекший год по формуле:

Полученный показатель может быть скорректирован с учетом обстоятельств, влияющих на его величину в будущем периоде, например планируемого сокращения штатов, увеличения окладов, изменения структуры штатных должностей и т. д.

Информация о днях отпуска

В отделе кадров бухгалтеру следует запросить сведения о количестве:

- неиспользованных дней отпуска всеми работниками компании по состоянию на 31 декабря 2014 года;
- оплаченных дней отпуска за истекший год.

Эта информация может быть оформлена в виде служебной записки.

Величина оценочного обязательства в бухучете

В бухгалтерском учете оценочное обязательство на оплату отпусков (включая страховые взносы) отражают по счету 96 субсчету «Оценочное обязательство на оплату отпусков» (п. 8 ПБУ 8/2010).

Начисление показывают записью: Дебет 20 (26, 44) Кредит 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков», использование — записью: Дебет 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков» Кредит 70 (69).

В течение отчетного периода величины оценочного обязательства не хватило на оплату отпусков

В случае недостаточности суммы оценочного обязательства на оплату отпусков затраты по погашению обязательства отражаются в бухгалтерском учете в общем порядке (п. 21 ПБУ 8/2010).

Что следует понимать под общим порядком, Минфин России разъяснил в письме от 29.01.2014 № 07-04-18/01 (раздел «Списание оценочного обязательства»). Сумму превышения отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск над суммой резерва надо:

- либо относить на расходы по обычным видам деятельности или на прочие расходы;
- либо включить в стоимость актива.

Следовательно, начисление отпускных, на которые не хватило резерва, нужно отражать не по дебету счета 96, а по дебету счетов учета затрат (см. пример ниже). А если работник занят в капитальном строительстве или участвует в создании нематериального актива — по дебету счета 08.

Величина оценочного обязательства превысила фактически начисленные отпускные

Сумму превышения (избыточность оценочного обязательства) не надо списывать на прочие доходы. Так как обязательство по предоставлению отпусков работникам не прекращается на последнее число отчетного периода.

В такой ситуации на основании абзаца 2 пункта 22 ПБУ 8/2010 избыточное оценочное обязательство учитывают при расчете оценочного обязательства на следующую отчетную дату, а не списывают на прочие доходы.

От сальдо к оборотам

Определив расчетным путем величину оценочного обязательства по отпускным, которая будет отражена в балансе по состоянию на 31 декабря 2014 года, бухгалтер должен отразить в бухгалтерском учете, как сформировано сальдо по кредиту счета 96 субсчета «Оценочное обязательство на оплату отпусков» (п. 8 ПБУ 8/2010).

Как это сделать, покажем на примере.

Пример

По состоянию на 31 декабря 2013 года у работников ООО «Альфа» были накоплены, но не использованы 200 дней отпуска. Сумма отпускных и страховых взносов за эти дни — 830 000 руб. Этот показатель бухгалтер отразил по кредиту счета 96 субсчета «Оценочное обязательство на оплату отпусков» на 31 декабря 2013 года.

В течение 2014 года бухгалтер составляет ежеквартально промежуточную бухгалтерскую отчетность. В ней он отражает сумму оценочного обязательства по отпускам на последний день отчетного периода — 31 марта, 30 июня, 30 сентября.

Сведения об отпускных (и страховых взносах), количестве дней отпуска приведены в таблице.

Таблица Сведения об отпускных, количестве дней отпуска в 2014 году

Фактически начислено отпускных и страховых взносов		Количество накопленных, но не использованных дней отпуска по состоянию на отчетную дату		Расчетная сумма отпускных и страховых взносов за накопленные, но не неиспользованные дни отпуска по состоянию на отчетную дату, руб.
за период	сумма, руб.	отчетная дата	количество дней
I квартал	750 000	31 марта	160	640 000
II квартал	950 000	30 июня	120	530 000
III квартал	890 000	30 сентября	140	580 000
IV квартал	450 000	31 декабря	130	520 000

Какие записи в бухгалтерском учете следует сделать для формирования выведенного расчетным путем кредитового сальдо по счету 96 субсчету «Оценочное обязательство на оплату отпусков»?

Решение

I квартал 2014 года

ДЕБЕТ 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков» КРЕДИТ 70 (69)

— 750 000 руб. — начислены отпускные (и страховые взносы) за счет оценочного обязательства. Его суммы (830 000 руб.) хватило для начисления отпускных;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков»

— 560 000 руб. [640 000 руб. – (830 000 руб. – 750 000 руб.)] — начислено оценочное обязательство, при расчете которого учтены:

— 830 000 руб. — сальдо начальное по кредиту счета 96 субсчета «Оценочное обязательство на оплату отпусков» на 31 декабря 2013 года;

— 750 000 руб. — оборот по дебету счета 96 субсчета «Оценочное обязательство на оплату отпусков» (это фактически начисленная сумма отпускных и страховых взносов с них в I квартале 2014 года);

— 640 000 руб. — сальдо конечное на 31 марта по кредиту счета 96 субсчета «Оценочное обязательство на оплату отпусков», определенное расчетным путем (величина оценочного обязательства на оплату 160 дней отпуска, указанных в служебной записке начальника отдела кадров по состоянию на 31 марта).

В данном случае сумма оценочного обязательства, отраженная в отчетности 31 декабря 2013 года (830 000 руб.), превысила фактическую сумму отпускных за I квартал 2014 года (750 000 руб.). Однако сумму превышения (избыточность оценочного обязательства) не надо списывать на прочие доходы. Так как 31 марта 2014 года обязательство по предоставлению отпусков не прекращается.

Основанием для составления проводки: Дебет 20 Кредит 96 на сумму 560 000 руб. является бухгалтерская справка, в которой поясняются показатели, которые учтены при ее расчете.

II квартал 2014 года

ДЕБЕТ 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков» КРЕДИТ 70

— 640 000 руб. — начислены отпускные и страховые взносы за счет оценочного обязательства;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70

— 310 000 руб. (950 000 руб. – 640 000 руб.) — отнесены на расходы суммы отпускных, на которые не хватило оценочного обязательства (абз 3. п. 21 ПБУ 8/2010);

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков»

— 530 000 руб. [530 000 руб. – (640 000 руб. – 640 000 руб.)] — начислено оценочное обязательство, при расчете которого учтено сальдо начальное по кредиту счета 96 субсчета «Оценочное обязательство на оплату отпусков» на 31 марта 2014 года, фактически начисленная сумма отпускных и страховых взносов с них во II квартале 2014 года, сальдо конечное на 30 июня по кредиту счета 96 субсчета «Оценочное обязательство на оплату отпусков», определенное расчетным путем.

III квартал 2014 года

ДЕБЕТ 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков» КРЕДИТ 70

— 530 000 руб. — начислены отпускные и страховые взносы за счет оценочного обязательства;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70

— 360 000 руб. (890 000 руб. – 530 000 руб.) — отнесены на расходы суммы отпускных, на которые не хватило оценочного обязательства (абз 3. п. 21 ПБУ 8/2010);

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков»

– 580 000 руб. [580 000 руб. – (530 000 руб. – 530 000 руб.)] — начислено оценочное обязательство.

IV квартал 2014 года

ДЕБЕТ 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков» КРЕДИТ 70

— 450 000 руб. — начислены отпускные и страховые взносы за счет оценочного обязательства;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков»

— 390 000 руб. [520 000 руб. – (580 000 руб. – 450 000 руб.)] — начислено оценочное обязательство по отпускным по состоянию на 31 декабря 2014 года.

Читайте в журнале «Зарплата» в 2015 году

О расчете отпускных при суммированном учете рабочего времени