Как отследить налоговый статус работника, чтобы не платить штраф по НДФЛ

Налоговики обязали компании контролировать налоговый статус работников. Теперь вы сами должны отслеживать, сколько дней на момент получения дохода работник находился в РФ, чтобы правильно выбрать ставку НДФЛ. Ошибка в ставке приведет к недоплате НДФЛ и штрафу. Статья подскажет, как организовать такой контроль и как определять налоговый статус в разных случаях.

Как ставка НДФЛ зависит от налогового статуса работника

Ставка НДФЛ с доходов работника зависит от трех факторов:

• где расположено его рабочее место;
• какой налоговый статус он имеет;
• из какой страны прибыл.

При удержании НДФЛ с доходов налоговых резидентов РФ (схема 1 ниже) нужно применять ставку 13 процентов (п. 1 ст. 224 НК). Если работник не является налоговым резидентом РФ, НДФЛ с его зарплаты удерживайте по ставке 30 процентов (п. 3 ст. 224 НК). Обязанность определять статус работника налоговики возлагают на компанию (письмо ФНС от 22.05.2018 № БС-4-11/9701@).

Схема 1. По какой ставке платить НДФЛ с зарплаты

Когда работник признается налоговым резидентом РФ

Работника можно признать налоговым резидентом, если он пребывал в России не менее 183 календарных дней из последних 12 месяцев (п. 2 ст. 207 НК). Выезды за границу для лечения или учебы сроком менее шести месяцев на расчет не влияют (см. схему 2 ниже).

Схема 2. Как отсчитывать 183 дня

Как организовать контроль налогового статуса работника

У вас есть возможность эффективно контролировать перемещение работника после того, как подпишете с ним трудовой договор и начнете ставить отметки в табеле. Но где был ваш работник до начала трудовых отношений, вы не знаете. Вы можете по старинке проверить отметки о пересечении границ в загранпаспорте работника. А вот документы о регистрации по месту жительства или пребывания не подойдут.

Чиновники предлагают получить подтверждение налогового статуса нового работника в ИФНС (подп. 16 п. 1 ст. 32 НК). Для этого работник должен подать заявление по форме из приложения № 1 к приказу ФНС от 07.11.2017 № ММВ-7-17/837@ в Межрегиональную инспекцию ФНС России по централизованной обработке данных (МИ ФНС России по ЦОД). Заявление работник может представить на бумаге или отправить в электронной форме через сервис на сайте ФНС «Подтвердить статус налогового резидента РФ». Найдитете его по следующему пути: Главная страница / Физические лица / Меня интересует / (см. рисунок ниже).

Рисунок. Как подтвердить статус резидента РФ

Налоговики рассмотрят заявление в течение 40 календарных дней (п. 6 Порядка, утв. приказом ФНС от 07.11.2017 № ММВ-7-17/837@).

С помощью сервиса работник сможет отследить по уникальному коду, как налоговики  рассматривают заявление. В итоге он получит бумагу, которая подтверждает статус налогового резидента. Этот документ также имеет уникальный код. По этому коду можно проверить подлинность.

Если рабочее место сотрудника — иностранное государство

Сотрудник выполняет трудовые обязанности за границей. Так записано в его трудовом договоре. Зарплата, которую он получает от российской компании, относится к доходам от источников за пределами РФ (подп. 6 п. 3 ст. 208 НК). Если сотрудник живет там, где работает, российская компания не является налоговым агентом по его доходам. Поэтому НДФЛ с его зарплаты удерживать не нужно. Налог с полученного от российской организации дохода он заплатит самостоятельно.

Вы определяете место работы по записи в трудовом договоре (письмо Минфина от 26.03.2018 № 03-04-05/18898). Если гражданин фактически выполняет работу за рубежом, но место работы у него указано как территория РФ, удерживайте НДФЛ. Иначе налоговая инспекция оштрафует компанию по статье 123 НК (см. схему 3 ниже).

Схема 3. По какой ставке платить НДФЛ при дистанционной работе

С дистанционного работника, который трудится за границей, не удерживайте НДФЛ:

• с отпускных;
• со среднего заработка за период командировки;
• с компенсации за досрочное расторжение трудового договора;
• с пособий.

Так рекомендуют чиновники (письма Минфина от 29.04.2016 № 03-04-06/25339, от 04.08.2015 № 03-04-06/44849, № 03-04-06/44852 и № 03-04-06/44855).

Если сотрудник уехал в долгосрочную командировку

Командированный остается работником, который трудится по трудовому договору. Место его работы по трудовому договору находится в РФ. Средний заработок за время командировки — доход от источников в РФ (письма Минфина от 26.03.2018 № 03-04-05/18898, ФНС от 13.07.2016 № ОА-3-17/3228). Следовательно, с него нужно удержать НДФЛ.

Ставка налога зависит от того, как долго ваш сотрудник пробудет в командировке. Если к моменту получения дохода в виде среднего заработка он потеряет статус налогового резидента, удержите НДФЛ по ставке 30 процентов. Если он сохранит статус налогового резидента РФ, удержите НДФЛ по ставке 13 процентов.