Две командировки в один день

Cлужебной командировкой признается поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

Порядок направления работников в служебные командировки на территории РФ и иностранных государств установлен в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение).

КАК ПЕРЕСЕКАЮТСЯ ДВЕ КОМАНДИРОВКИ

Согласно пункту 4 Положения днем выезда в командировку считается дата отправления поезда или другого транспортного средства от места постоянной работы, а днем приезда из командировки — дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы.

При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее — последующие.

При расположении станции (пристани, аэропорта) за чертой населенного пункта учитывается время, которое занимает у сотрудника путь до места убытия транспортного средства.

День приезда сотрудника в место постоянной работы определяется аналогично.

Таким образом, вероятны совпадения последнего дня одной командировки и первого дня другой. Причем нормы трудового законодательства позволяют работодателям направлять сотрудников в следующую командировку в день возвращения из предыдущей¹.Варианты оформления этого случая представлены на схеме ниже.

Две командировки

Для каждой из служебных командировок организация оформит свой пакет документов, который будет включать:

— служебное задание (по форме № Т-10а, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1);

— приказ о направлении работника в командировку (по форме № Т-9 или Т-9а);

— командировочное удостоверение (по форме № Т-10).

Командировочное удостоверение не выписывается только при направлении сотрудника за границу (кроме случаев командирования в страны СНГ).

Заполняем табель учета рабочего времени

На основании приказов о направлении в командировку делаются отметки в табеле учета рабочего времени².

Вопрос о явке сотрудника на работу в день приезда из одной командировки и выезда в другую решается по договоренности с работодателем (п. 4 Положения). Как правило, специальная норма устанавливается в локальном нормативном акте либо в приказе руководителя.

Если по согласованию с руководителем сотрудник выходит на работу, такой день считается рабочим. За этот день сотрудник получает заработную плату. В табеле день выхода на работу обозначается кодом Я или 01.

Если сотрудник на работу в этот день не выходит, указанный день относится к периоду командировки. В табеле будет проставлен код К или 06³. Напомним, что за дни командировки, которые являются по основному графику сотрудника рабочими, ему начисляется средний заработок (ст. 167 ТК РФ).

Суточные по двум командировкам

Суточные относятся к дополнительным расходам, связанным с проживанием сотрудника вне постоянного места жительства. Работодатель обязан выплачивать их работнику на основании статьи 168 ТК РФ.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, составленным в соответствии с Положением.

Так, суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения).

Продолжительность нахождения сотрудника в командировке исчисляется в календарных днях. При этом за день отъезда и день приезда суточные выплачиваются в полном размере, даже если сотрудник уехал поздно вечером, а вернулся ночью или рано утром.

Однако ни Трудовой кодекс, ни Положение не рассматривают ситуацию, когда работник в один и тот же день возвращается из командировки и убывает в следующую.

Возникает вопрос: в каком размере следует начислить суточные за этот день? Возможны два варианта. Рассмотрим их.

Выплата суточных в двойном размере. Организация может исходить из того, что суточные положены за каждый день каждой командировки. То есть нужно оплачивать последний день первой командировки и первый день второй командировки независимо от того, что они приходятся на одно и то же число. В данном случае суточные за этот день выплачиваются в двойном размере.

А как быть, если работник вернулся из командировки по России и сразу уехал в загранкомандировку? Согласно пункту 18 Положения при следовании сотрудника с территории РФ дата пересечения государственной границы России включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию РФ — в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

В данной ситуации установлены разные нормы для командировок. Поэтому суточные за день пересечения границ выплачиваются с учетом обеих норм.

Налоговые риски удвоения суточных. У компании, которая установит двойные суточные за один день, могут возникнуть налоговые риски.

На основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ в целях налогообложения прибыли расходы на командировки, в частности суточные, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Если фирма выплатит сотруднику суточные в двойном размере, а затем учтет их при исчислении налога на прибыль, то спора с налоговыми инспекторами не избежать.

Двойные суточные и страховые взносы. В отношении страховых взносов при выборе данного варианта выплаты суточных переживать не стоит.

При оплате организацией расходов на командировки работников как в пределах территории РФ, так и за границей суточные не облагаются страховыми взносами. Об этом сказано в части 2 статьи 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» и пункте 2 статьи 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний». При этом никакие лимиты не установлены.

То есть суточные не облагаются страховыми взносами в размере, определенном в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Данный вывод подтверждает ФСС РФ в письме от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985.

Значит, если внутренние нормы компании предусматривают выплату суточных в двойном размере за последний день первой командировки и первый день второй командировки, страховые взносы не начисляются на всю сумму суточных.

Выплата суточных в одинарном размере. При определении размера суточных можно отталкиваться от количества календарных дней нахождения работника в командировке, а не от числа командировок, приходящихся на конкретную дату.

Тогда суточные за последний день первой деловой поездки и первый день второй командировки будут начислены в одинарном размере.

А как при таком варианте поступить, если работник вернулся из командировки по России и в этот же день убыл в заграничную командировку?

Для ответа на данный вопрос еще раз обратимся к пункту 18 Положения. Так, при следовании работника с территории России дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте. Так как нормы для российских и зарубежных деловых поездок установлены разные, организация не вправе начислить командированному сотруднику суточные по норме, утвержденной для командировок внутри страны. То есть за день пересечения командировок работник должен получить суточные в большем размере по норме, действующей для иностранных поездок.

В целях налогообложения прибыли одну часть суточных можно отнести к первой командировке, а другую часть — ко второй.

Либо можно считать, что за первый день второй командировки суточные не выплачиваются, так как они уже начислены в полном объеме за последний день первой командировки (если обе командировки по РФ).

Заметим, что при таком способе начисления суточных налог на доходы физических лиц уплачивается, только если их размер превышает (п. 3 ст. 217 НК РФ):

— 700 руб. — за день командировки на территории РФ;

— 2500 руб. — за день командировки на территории иностранного государства.

Порядок распределения размера суточных для учета их в составе расходов следует прописать в коллективном договоре (локальном нормативном акте).

Командировочный аванс: как выдать и отчитаться?

На основании пункта 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 № 373-П, не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки работник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет.

Выдавать деньги под отчет на следующую командировку можно только при условии, что работник полностью погасил задолженность по предыдущим подотчетным авансам⁴.

Если работник приезжает из одной командировки и в этот же день направляется в другую, он может не успеть отчитаться по первому авансу. Кроме того, по договоренности с работодателем сотрудник в этот день вообще может не выйти на работу. Значит, он не получит аванс на вторую командировку. Как можно решить эту проблему?

Давайте рассуждать. Законодательством не установлено, за сколько дней до начала деловой поездки работнику нужно выдать аванс на командировочные расходы. Главное, чтобы были изданы приказы о направлении в командировку и написано заявление работника с визой руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдается аванс.

Следовательно, организация вправе выдать под отчет денежные средства сразу на две командировки.

Авансовый отчет работник представит в течение трех дней после возвращения из второй служебной поездки.

Объединяем две командировки в одну

Если работодатель заранее планирует направить сотрудника в две командировки, которые могут пересечься, он вправе оформить одну командировку в несколько населенных пунктов. Это самый безопасный с точки зрения налоговых рисков вариант.

Оформляя поездку по служебным заданиям таким образом, не придется решать вопросы, связанные с двойными суточными и их учетом. Кадровые документы также оформляются в общем порядке. Однако есть нюансы, на которые следует обратить внимание. Рассмотрим их.

Документальное сопровождение. Прежде всего составляется и утверждается одно служебное задание. В нем перечисляется несколько мест назначения (страна, город, организация) и приводятся цели, для реализации которых сотрудник командируется в каждое из них.

На основании этого документа издается приказ о направлении работника в командировку. В нем также через запятую указываются места назначения, цели и длительность командировки.

Напомним, что срок командировки работодатель определяет самостоятельно с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения). В настоящее время продолжительность командировки законодательно никак не ограничена.

Если работнику предстоит поездка в компании, расположенные на территории России или стран Содружества независимых государств, оформляется командировочное удостоверение в одном экземпляре. Отметки о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые командирован сотрудник, затем заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью фирмы (п. 7 Положения).

Если работник отправляется в зарубежную командировку, достаточно оформить только служебное задание и издать приказ.

Для документального подтверждения командировочных расходов работник должен приложить к авансовому отчету копии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении государственной границы РФ.

Суточные при посещении нескольких стран. Работнику, который направлен в командировку на территорию двух или более иностранных государств, суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте в размере, установленном для государства следования работника (п. 18 Положения).

Обратите внимание: при пересечении границ стран Шенгенского соглашения отметки об этом не делаются. В подобном случае нужно руководствоваться приказом⁵, распечаткой электронного билета, посадочными талонами и счетами за проживание в гостиницах.

Учет расходов. Если сотрудник направлен со служебными заданиями сразу в несколько мест, при исчислении налога на прибыль в расходах учитываются также затраты по проезду из одного населенного пункта в другой, страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплата услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ и п. 12 Положения).

Иногда для переезда из одного населенного пункта в другой работники, находящиеся в командировке, арендуют автомобиль. В такой ситуации расходы на его аренду можно учесть в целях налогообложения прибыли, если они обоснованны и документально подтверждены (письмо Минфина России от 29.11.2010 № 03-03-06/1/742 и постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 22.09.2010 № А32-49229/2009).

Обратите внимание: оправдательные документы, составленные на иностранных языках, обязательно должны иметь построчный перевод на отдельном листе на русский язык (письмо УФНС России по г. Москве от 29.11.2010 № 20-15/124949).

Запись в табеле. При направлении сотрудника в служебную командировку в несколько мест табель учета рабочего времени оформляется в общем порядке. То есть за все дни командировки проставляется код К или 06.