Работники уволены: что делать с остатками по дебету счета 70

По счету 70 «Расчеты с работниками» «висит» дебетовое сальдо. В аналитическом учете вы видите долги за уволенными работниками. Разберемся, что делать.

Выясните, как возник долг

Нормальная «дебиторка». Если остаток по дебету счета 70 возник после выдачи аванса, это нормально. Когда вы начислите зарплату, остаток по дебету закроется и появится остаток по кредиту счета 70. Кредитовый остаток пропадет после выплаты зарплаты.

Ненормальная «дебиторка». Остаток по дебету счета 70 числится за уволенными работниками. Долги возникли еще до увольнения, например, когда бухгалтер:

• - ошибся, начислил больше положенного, выдал деньги, а потом выявил ошибку и сторнировал излишне нач
• - не начислил, но выплатил деньги;
• - не удержал при увольнении сумму неотработанного аванса по зарплате или по отпускным.

Выясните, как возникла задолженность. От этого зависит, можно ли ее погасить, порядок расчетов по НДФЛ и взносам.

Выберите способ списать долги по зарплате

Напишите дебиторам. Направьте письма бывшим работникам с уведомлением о вручении. В письмах сообщите о размере задолженности, попросите вернуть, укажите банковские реквизиты компании. Возможно, кто-то откликнется…

Обратитесь в суд. Ваша компания имеет право взыскать переплату с бывших работников, если она возникла из-за того, что:

• - бухгалтер допустил счетную ошибку (письмо Роструда от 01.10.2012 № 1286-6-1);

• - работник по своей вине не выполнил норму труда или учинил простой;
• - работник ввел бухгалтера в заблуждение. Например, представил неправильные документы на стандартные

В остальных случаях переплату по суду удержать нельзя (п. 3 ст. 1109 ГК РФ).

Спишите безнадежный долг. Если взыскать долг невозможно, спишите его по истечении срока исковой давности.

Сделайте исправительные проводки в бухгалтерском учете

У вас есть результаты инвентаризации или аудиторской проверки. В них указаны причины возникновения долгов. Расскажем, в каком случае какие проводки сделать.

Излишне начисленные выплаты

Дебетовый остаток по счету 70 возник после сторно лишних начислений — Дебет 20 (26, 44) Кредит 70. Переведите остаток на счет 76: Дебет 76 субсчет «Расчеты с уволенными работниками по переплатам» Кредит 70.

Излишне выплаченные суммы

В данном случае по кредиту счета 70 начислена правильная сумма. Но бухгалтер по ошибке выдал больше, чем нужно. Так образовался остаток по дебету счета 70. Перенесите его на счет 76 — Дебет 76 субсчет «Расчеты с уволенными работниками по переплатам» Кредит 70.

Возврат переплаты

Если работники возместят переплату, сделайте проводку: Дебет 50 (51) Кредит 76 субсчет «Расчеты с уволенными работниками по переплатам».

Безнадежный долг

Приказ. Чтобы списать безнадежный долг, вам нужен приказ директора. Этот документ руководитель подписывает на основании:

• - акта инвентаризации или отчета аудитора;
• - служебной записки о том, что долг невозможно взыскать.

Списание за счет резерва. На основании приказа директора спишите безнадежный долг проводкой: Дебет 63 Кредит 76 субсчет «Расчеты с уволенными работниками по переплатам». Эта запись означает, что вы списали переплату за счет резерва сомнительных долгов.

Если резерва нет. Спишите долг в Дебет счета 91-2 «Прочие расходы» в корреспонденции с Кредитом 76 субсчет «Расчеты с уволенными работниками по переплатам».

За балансом. Отразите сумму задолженности на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных кредиторов». На счете 007 ее нужно учитывать в течение пяти лет. Об этом говорится в пункте 77 Положения по ведению бухучета, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н.

Подайте в ИФНС справки по форме 2-НДФЛ

Действия по перерасчету и доплате НДФЛ зависят от причины задолженности. Мы расскажем, что делать, если:

• - работник получил на руки денег больше, чем бухгалтер ему начислил;
• - бухгалтер сторнировал излишне начисленные суммы.

2-НДФЛ с признаком 2 по неначисленной переплате

Бухгалтер по ошибке выплатил денег больше, чем начислил. Выданная сумма не попала в облагаемую базу по НДФЛ. В ходе аудиторской проверки или инвентаризации установлено, что с переплаты налог не удержали, в бюджет не перечислили. Проверьте, в каком году работник получил незаработанные суммы.

Переплата за прошлые годы. Налоговый период закончился. Работники долги не вернули. Чтобы избежать штрафа за неуплаченный налог (п. 5 ст. 226 НК РФ):

• - составьте справки 2-НДФЛ с признаком 2 о невозможности удержать налог;
• - напишите сопроводительное письмо в ИФНС (образец ниже);
• - сделайте копию акта аудиторской проверки (инвентаризации);
• - направьте справки, письмо и копию акта в ИФНС;
• - второй экземпляр справок отошлите бывшим работникам (каждому о его доходах).

Переплата в текущем году. Бывший работник получил лишние суммы в 2016 году. Если не получится взыскать долг до конца 2016 года, подайте в налоговую справку 2-НДФЛ с признаком 2 до 1 марта 2017 года (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Образец. Сопроводительное письмо в ИФНС к справке 2-НДФЛ с признаком 2

2-НДФЛ по начисленной переплате

Если бухгалтер начислил лишние суммы ошибочно, они вошли в базу по НДФЛ. При выплате зарплаты бухгалтер удержал из нее НДФЛ. Дальнейшие расчеты по налогу зависят от того, вернул работник переплату или нет.

Бывший работник вернул переплату. Если работник вернет долг, уплаченный с него налог станет излишне удержанным.

Скорректируйте справку 2-НДФЛ за тот год, когда возник долг. Выдайте ее работнику и направьте в ИФНС с пояснительным письмом. Если три года не прошло, работник сможет подать 3-НДФЛ в ИФНС и вернуть переплату по налогу.

Бывший работник переплату не вернул. Переплата остается у работника. Налог с нее удержан и перечислен. Вам не нужно подавать справку 2-НДФЛ. Задолженности по налогу нет.

Разберитесь со страховыми взносами

Не всякая переплата требует корректировки страховых взносов.

Корректировка страховых взносов по неначисленной переплате

Неначисленная переплата не попала в состав облагаемой базы по страховым взносам. Если работники ее не вернут, включите переплату в базу по страховым взносам в месяце, когда получили результаты инвентаризации или заключение аудиторов.

РСВ-1. Доначисленные взносы в ПФР и ФФОМС отразите в текущем отчете РСВ-1 ПФР в разделе 4 и строке 120. Включите в отчет корректирующие разделы 6, если исправления затронули годы начиная с 2014-го. В разделе 6 за текущий квартал заполните подраздел 6.6. За более ранние годы подайте исправленные сведения по формам СЗВ-6-4 и СЗВ-6-1.

4-ФСС. Исправление по страховым взносам в ФСС РФ отразите в корректирующих отчетах 4-ФСС (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Применяйте формы, действовавшие в тех годах, которые вы исправляете. Увеличьте облагаемую базу в строках 1 и 4 таблицы 3 и в таблице 6, а сумму страховых взносов в строке 2 таблицы 1 и в строке 2 таблицы 7.

В форме 4-ФСС за текущий квартал отразите доначисленные взносы в строке 4 таблицы 1 раздела I и строке 5 таблицы 7 раздела II.

Страховые взносы по начисленной переплате не корректируйте

Начисленная переплата попала в состав облагаемой базы по страховым взносам. Если работник не вернет переплату, корректировку не проводите. На эту выплату страховые взносы начислены. Если работник деньги вернул, уменьшите облагаемую базу и сумму начисленных взносов.