Выплаты работникам

Возврат НДФЛ: схемы действий и образцы документов на все случаи

О.С. Овчинникова, заместитель главного редактора журнала «Зарплата»

Когда я работала главбухом, мне приходилось решать вопросы с возвратом НДФЛ работникам. Тратила много времени, пока искала ответы в Налоговом кодексе, письмах ФНС и Минфина. Чтобы избавить вас от этих хлопот, предлагаю схемы действий и образцы документов. Все случаи из моей практики я свела в схему 1.

Схема 1. Случаи излишнего удержания НДФЛ

Работник заявил вычет к концу года

Если к концу года работник заявил налоговый вычет, надо смотреть, какой именно вычет хочет получить работник.

Детский вычет. Предоставить вычет нужно за весь год. Если работник устроился в середине года, вычет нужно предоставить с месяца трудоустройства, если доход не превысил 350 тыс. руб.

Социальный вычет. Уменьшить доход следует с месяца, когда работник представил уведомление из налоговой инспекции и заявление. Если работник подал документы, а бухгалтер не предоставил вычет, НДФЛ нужно пересчитать, сообщить работнику и вернуть на основании его заявления (абз. 3 и 4 п. 2 ст. 219 НК).

Имущественный вычет. Имущественный вычет нужно применить к сумме доходов, начисленных с начала года. Бухгалтер может предоставить вычет в пределах этой суммы. И тут без возврата, скорее всего, не обойтись, придется оформить несколько бумаг и показать возврат в 6-НДФЛ. Что делать в этом случае — в схеме 2.

Схема 2. Порядок действий при возврате НДФЛ в связи с применением имущественного вычета в конце года

Как применить алгоритм возврата НДФЛ из схемы 2, когда работник принес уведомление из ИФНС на имущественный вычет, рассмотрим на примере.

Пример 1

Возврат НДФЛ из-за имущественного вычета

6 ноября работник принес уведомление из ИФНС на имущественный вычет в сумме 1 850 000 руб. По налоговой карточке с января по октябрь:

— доход — 597 337,88 руб.;

— детские вычеты — 14 000 руб.;

— удержанный НДФЛ — 75 834 руб.

В компании дни выдачи зарплаты — 5-го и 20-го числа. Какие документы нужно оформить бухгалтеру и какую сумму вычета придется перенести на следующий год, если зарплата работника за ноябрь и декабрь составит 120 000 руб.?

Решение

1. Можно сразу вернуть работнику удержанный НДФЛ в сумме 75 834 руб.

2. Нужно направить работнику уведомление (образец 1 ниже).

Образец 1. Уведомление об излишне удержанном НДФЛ

3. Работник подает заявление о возврате излишне удержанного НДФЛ (образец 2 ниже).

Образец 2. Заявление на возврат излишне удержанного НДФЛ

4. В платежке на возврат НДФЛ в поле 20 нужно поставить код 2, чтобы банк ничего не удержал с этой выплаты.

5. В налоговой карточке работника следует показать отдельной строкой сумму (образец 3 ниже):

— имущественного вычета по коду 311;

— возвращенный НДФЛ.

Образец 3. Бухгалтерская справка

6. При ближайшей уплате НДФЛ в бюджет сумму платежа уменьшить на сумму возврата. Если общая сумма платежа меньше возвращенной, на оставшуюся часть уменьшить следующий платеж.

7. В отчете 6-НДФЛ за 2020 год в графу 030 включить всю сумму предоставленных вычетов 717 337,88 руб., а в строку 090 — сумму возвращенного налога 75 834 руб.

8. Годового дохода работника не хватит, чтобы использовать имущественный вычет. На следующий год из 1850 000 руб. перейдет 1 146 662,12 руб. (1 850 000 – 583 337,88 – 120 000). В следующем году работник должен принести новое уведомление из налоговой инспекции на имущественный вычет.

Рисунок. Налоговая карточка по НДФЛ (фрагмент)

Бухгалтер по ошибке удержал НДФЛ больше или с необлагаемого дохода

Чтобы вернуть ошибочно удержанный НДФЛ, нужно действовать по схеме 2 выше. Главное, успеть найти ошибку до конца года, а лучше сразу. Ведь работник получит меньше денег. По-хорошему он вправе потребовать проценты по статье 236 ТК.

Сторнировали лишние начисления

Если пришлось удержать излишне выплаченный доход, вместе с ним нужно сторнировать и удержанный НДФЛ. Надо посмотреть на соотношение суммы сторно, текущих и будущих начислений облагаемых доходов. Не исключено, что можно обойтись без возврата НДФЛ, достаточно провести зачет (схема 3 ниже).

Схема 3. Сторнировали доход в текущем месяце и в месяце увольнения

Пример 2

Возврат НДФЛ из-за сторно дохода работника

Работнику начислили по приказу директора разовую премию 50 000 руб. Удержали и перечислили НДФЛ 6500 руб. (50 000 руб. × 13%). На следующий день директор издал приказ об отмене премии.

Работник согласился на удержание ее из зарплаты в размере 20% при каждой выдаче денег. Как сторнировать удержанный НДФЛ, если зарплата работника за октябрь 30 000 руб.?

Решение

Нужно составить бухгалтерскую справку (образец 4 на с. 65) и оформить проводки:

27 октября 2020 года

Дебет 20 Кредит 70

— 50 000 руб. — сторнирована отмененная премия;

Дебет 70 Кредит 68

— 6500 руб. — сторнирован НДФЛ с отмененной премии.

Образовалась переплата:

— работнику 43 500 руб. (50 000 – 6500) — сумма, которую он получил на руки за вычетом НДФЛ. Она числится по дебету счета 70;

— НДФЛ в бюджет 6500 руб.

Несмотря на то что доход сторнировали, работник фактически получил деньги на руки, поэтому в 6-НДФЛ за 2020 год нужно указать:

100 — 26.10.2020, 130 — 50 000 руб.,

110 — 26.10.2020, 140 — 6500 руб.

120 — 27.10.2020,

31 октября 2020 года

Дебет 20 Кредит 70

— 30 000 руб. — начислена зарплата за октябрь.

В налоговой карточке исчислен НДФЛ 3900 руб. с суммы зарплаты за октябрь. НДФЛ к удержанию нет, потому что нужно зачесть удержанный НДФЛ с отмененной премии (п. 3 ст. 226 НК).

5 ноября 2020 года

20% от суммы зарплаты к выплате за вторую половину октября — 3600 руб. [(30 000 руб. – 12 000 руб.) × 20%], где 12 000 руб. — аванс за первую половину месяца.

Дебет 51 Кредит 70

— 14 400 руб. (30 000 – 12 000 – 3600) — работнику перечислена зарплата за вторую половину месяца за вычетом аванса и части отмененной премии без фактического удержания НДФЛ.

В 6-НДФЛ за 2020 год нужно указать:

100 — 31.10.2020, 130 — 30 000 руб.,

110 — 00.00.0000, 140 — 0 руб.

120 — 00.00.0000,

Нерезидент стал резидентом к концу года

Если лишний НДФЛ удержали по ставке 30 процентов, пока работник не был налоговым резидентом РФ, налог не надо возвращать (п. 1.1 ст. 231 НК).

Прежде всего проведите зачет излишне удержанного НДФЛ по ставке 30 процентов. Если зачета не хватает, работник имеет право на возврат оставшейся части излишне удержанного НДФЛ. Но возврат проводит не работодатель.

За излишне удержанным НДФЛ работника нужно отправить в ИФНС по месту его регистрации. Он представит декларацию по форме 3-НДФЛ за прошедший год, и налоговая с ним разберется. Задача бухгалтера — сдать 2-НДФЛ не позднее 1 марта.

ИФНС прислала уведомление об авансовых платежах по патенту

НДФЛ иностранцев можно уменьшить на фиксированные авансовые платежи. Чтобы провести зачет, нужны документы (п. 6 ст. 227.1 НК, письма ФНС от 14.03.2016 № БС-4-11/4184@ и т 23.09.2015 № БС-4-11/16682@):

заявление иностранца на патенте с просьбой уменьшить сумму удерживаемого НДФЛ на сумму авансовых платежей по патенту;
копии квитанций иностранца об уплате авансовых платежей;
копия заявления в ИФНС по форме из приложения 1 к письму ФНС от 19.02.2015 № БС-4-11/2622;
уведомление из ИФНС.

В налоговой карточке по НДФЛ нужно показать зачет в сумме исчисленного налога. Если суммы исчисленного НДФЛ не хватает для полного зачета авансовых платежей, незачтенный остаток сгорает. Иностранец не сможет получить разницу в налоговой (п. 7 ст. 227.1 НК, письма ФНС от 16.03.2015 № ЗН-4-11/4105 и от 26.09.2016 № БС-4-11/18086@, УФНС по г. Москве от 16.10.2015 № 20-15/109294).

Звезда
за правильный ответ

Тест

Неправильно

Правильно!

В каком случае налоговый агент не обязан производить возврат работнику излишне удержанного НДФЛ. Если излишнее удержание НДФЛ произошло:

Если лишний НДФЛ удержали по ставке 30 процентов, пока работник не был налоговым резидентом РФ, налоговый агент не обязан возвращать излишне удержанный НДФЛ (п. 1.1 ст. 231 НК). Это сделает ИФНС по месту регистрации работника на основании декларации 3-НДФЛ.

из-за ошибки бухгалтера в расчете налога

из-за смены налоговой ставки с 30 на 13 процентов в связи с приобретением работника статуса налогового резидента РФ

из-за предъявления работником налогового уведомления из ИФНС на имущественный вычет

Перечитать статью и сдать тест еще раз