Выбросите эти документы из личных дел сотрудников, пока вас не оштрафовали

Прочитав эту статью, узнаете, какие документы в личных делах сотрудников хранить можно, а какие лучше выбросить прямо сейчас. Сложность в том, что закон не устанавливает порядок ведения личных дел работников. Заодно расскажем, как оформить личное дело.

Что включать в личное дело

Правила ведения личного дела, форму описи и перечень документов компания вправе установить самостоятельно. Обычно это отдельная папка, в которой хранят документы, связанные с работником. В личные дела не включайте документы, срок хранения которых составляет менее пяти лет, например заявления и приказы на ежегодный оплачиваемый отпуск, отпуск за свой счет, справки с места жительства, о состоянии здоровья и т. д. Какие документы включить в личное дело работника, смотрите в табл. 1.

Таблица 1. Что включить в личное дело работника

На все документы личного дела составляйте внутреннюю опись. Каждый документ личного дела занесите в опись отдельно в хронологической последовательности (образец).

Какие документы можно хранить только с согласия работника

Есть документы, которые можно включить в личное дело работника, только когда получите от него согласие на обработку персональных данных (п. 1 и 5 ч. 1 ст. 6, ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Например, можно хранить копии личных документов работника — паспорта, СНИЛС, трудовой книжки — в его личном деле, если он дал письменное согласие на хранение и обработку своих персональных данных. Какие документы хранить в личном деле работника с его согласия, смотрите в табл. 2.

Таблица 2. Что включать в личное дело работника с его согласия

Что опасно хранить в личном деле работника

По закону обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки (ч. 5 ст. 5 Закона № 152-ФЗ). Так, хранение копий некоторых документов и Роструд и суды признают избыточным (ответ на вопрос № 153390 от 25.08.2021 на сайте онлайнинспекция.рф, постановления Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № 15АП-22502/2013 по делу № А53-12557/2013, ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013).

Хранение каких документов считается избыточным, смотрите в табл. 3 ниже. Все необходимые данные из документов, перечисленных в табл. 3 ниже, внесите в личную карточку работника.

Таблица 3. Эти документы не храните в личном деле работника

Если храните в личном деле работника лишние личные документы, проверяющие могут признать это нарушением законодательства в области персональных данных. Компанию оштрафуют на сумму от 60 тыс. до 100 тыс. руб., а ее директора — от 10 тыс. до 20 тыс. руб. (ч. 1, 1.1 ст. 13.11 КоАП). За повторное нарушение штрафы выше: для компании — до 300 тыс. руб., для директора — до 50 тыс. руб.

Как оформить личные дела, чтобы облегчить их поиск

Обложку личного дела работника оформите по утвержденной форме из приложения № 28 к приказу Минкультуры от 31.03.2015 № 526 или разработайте собственную. На обложке отразите сведения, которые помогут быстро найти и идентифицировать работника.

Обложку заполните от руки чернилами. Наименование компании укажите полностью в именительном падеже. Если есть сокращенное наименование, укажите его в скобках после полного наименования. При изменении наименования компании допишите новое наименование, а прежнее заключите в скобки.

Укажите дату, когда завели личное дело, — это дата оформления трудового договора или дата издания приказа о приеме на работу. И дату окончания — это дата издания приказа об увольнении (ч. 1 ст. 68 ТК). Номер дела спишите из журнала регистрации личных дел работников. На корешке папки личного дела проставьте индекс и номер дела.