Отчетность

Как сдать 2-НДФЛ и 6-НДФЛ за обособленные подразделения

О.В. Негребецкая, эксперт журнала «Зарплата»

Если у компании есть обособленное подразделение, вам придется решить, кто готовит и сдает по его работникам 2-НДФЛ и 6-НДФЛ: бухгалтер филиала или головной компании. Статья поможет разобраться с этим вопросом, правильно заполнить особые поля и сдать отчеты в срок.

В каких случаях филиалы самостоятельно сдают отчеты по НДФЛ

Когда справки 2-НДФЛ и форму 6-НДФЛ сдает обособленное подразделение, см. на схеме.

Схема. Когда филиал самостоятельно сдает отчетность по НДФЛ

Если филиал выплачивает доходы «физикам», но не выступает налоговым агентом, удерживать НДФЛ и сдавать отчетность он не должен.

Например, в 2017 году обособленное подразделение компании приобрело у гражданина автомобиль. Налоговым агентом оно не является. Продавец сам подает декларацию и уплачивает НДФЛ (ст. 228, 227 и 226.1 НК, письмо Минфина от 22.03.2016 № 03-04-05/15838).

Таблица 1. Куда филиал сдает отчеты по НДФЛ

В какую ИФНС обособленное подразделение сдает отчеты по НДФЛ

Компания встает на учет в ИФНС по местонахождению каждого обособленного подразделения (п. 1 ст. 83 НК). Куда филиалу сдать отчеты по НДФЛ зависит, от кого его работники получали доход в отчетном периоде (табл. 1 справа).

Какие ИНН, КПП и ОКТМО ставить в отчетах по филиалу

Если отчет по НДФЛ готовит бухгалтер филиала и представляет в ИФНС по месту его регистрации, он должен указать:

ИНН головной компании;
КПП по местонахождению филиала;
ОКТМО муниципального образования, на территории которого находится филиал.

Это следует:

из пунктов 1.10 и 2.2 Порядка, утвержденного приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@;
раздела III Порядка, утвержденного приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@;
письма ФНС от 23.03.2016 № БС-4-11/4900@;
письма ФНС от 07.07.2017 № БС-4-11/13281@.

Какие ошибки допускают филиалы в 6-НДФЛ

Самые частые ошибки налоговики обобщили в письме ФНС от 01.11.2017 № ГД-4-11/22216@.

Ошибка 1. Филиал переехал, а бухгалтер сдал отчет в старую ИФНС

После того как компания встанет на учет по новому месту регистрации обособленного подразделения, все расчеты сдавайте по новому местонахождению (п. 20 письма № ГД-4-11/22216@, письмо ФНС от 27.12.2016 № БС-4-11/25114@). Какие ОКТМО и КПП указать, смотрите в табл. 2 ниже.

Таблица 2. Какие КПП и ОКТМО в 6-НДФЛ ставить филиалу после переезда

Ошибка 2. Сдали одну 6-НДФЛ за два филиала, зарегистрированных в одном муниципальном образовании

6-НДФЛ заполняйте по каждому обособленному подразделению, даже если они состоят на учете в одной налоговой (письмо ФНС от 09.11.2016 № БС-4-11/21223@, п. 23 письма № ГД-4-11/22216@). В 6-НДФЛ укажите ОКТМО и КПП филиалов. Подайте расчеты в инспекцию по местонахождению этих обособленных подразделений.

ИНН у компании никогда не меняется

Если обособленное подразделение переедет на территорию другой ИФНС, ему присвоят новый КПП. ИНН не изменится ни при каких обстоятельствах (подп. 2 и 4 п. 7 Порядка, утвержденного приказом ФНС от 29.06.2012 № ММВ-7-6/435@).

Ошибка 3. Бухгалтер указал разные коды ОКТМО в 6-НДФЛ и платежках

C 1 января 2018 года в Подмосковье изменились ОКТМО. Скачайте новые коды

В форме 6-НДФЛ нужно указывать тот ОКТМО, по которому платите НДФЛ. Если указать разные ОКТМО, есть риск возникновения недоимки или переплаты по НДФЛ (п. 25 письма № ГД-4-11/22216@). В случае недоимки платежи, скорее всего, попадут в разряд невыясненных.

Пример 1

У компании два обособленных подразделения (табл. 3 ниже).

Таблица 3. Филиалы компании, расположенные в разных муниципальных районах Москвы

Бухгалтер филиала № 1 указал в 6-НДФЛ за 2017 год ОКТМО своего подразделения (образец 1 ниже).

Образец 1. Правильный ОКТМО в 6-НДФЛ по филиалу

В поле 105 платежки вписал код ОКТМО головной компании (образец 2 ниже).

Образец 2. Неправильный ОКТМО в платежке по филиалу

Каковы последствия ошибки?

Решение

В результате ошибки бухгалтера образовалась переплата по НДФЛ у головной компании и недоимка у обособленного подразделения.

Если вы в платежке указали неверные КПП или ОКТМО, подайте в налоговую заявление об уточнении реквизитов (п. 7 ст. 45 НК). Инспекторы это разрешают (письмо ФНС от 12.08.2016 № ГД-4-11/14772@).

Ошибка 4. В одном расчете объединили доходы, которые работникам выплатили подразделения с разными кодами ОКТМО

6-НДФЛ нужно заполнять по каждому коду ОКТМО отдельно (п. 1.10 Порядка, утв. приказом ФНС № ММВ-7-11/450@). Если одному работнику доходы выплачивали несколько подразделений, составьте столько расчетов по форме 6-НДФЛ, сколько кодов ОКТМО приходится на все эти подразделения.

Как исправить неверные КПП и ОКТМО в 6-НДФЛ

Если вы ошиблись в КПП или ОКТМО, подайте два расчета (п. 25 письма № ГД-4-11/22216@):

уточненный с неправильными КПП и/или ОКТМО и нулевыми показателями в разделах 1 и 2;
исходный с правильными данными (табл. 4 ниже).

Таблица 4. В каком порядке исправить ошибку в КПП и ОКТМО

Даже если подадите исправленный расчет позже срока, штрафа не будет (письмо ФНС от 12.08.2016 № ГД-4-11/14772@).

Пример 2

В форме 6-НДФЛ за 2017 год по филиалу № 2 бухгалтер ошибочно указал ОКТМО головного подразделения. Как исправить?

Решение

Чтобы исправить ошибку, бухгалтер сначала обнулил исходный расчет с ошибкой. А затем оформил новую первичную 6-НДФЛ.

Какие ошибки допускают бухгалтеры, когда сдают 2-НДФЛ за филиал

Разберем две распространенные ошибки.

Ошибка 1. Неправильно распределили доходы работников ликвидированного филиала между подразделениями, в которых они работали до и после закрытия.

Когда ликвидируют филиал, некоторые его работники переходят в другие подразделения. Там они получают зарплату, начисленную еще до перевода. Такую зарплату нужно включить в справки 2-НДФЛ по новому месту работы.

Пример 3

Филиал закрылся 28 ноября 2017 года. Сотрудники перешли в головной офис. Зарплату за ноябрь начислил бухгалтер филиала, а выплатил бухгалтер головной компании. Он же удержал НДФЛ.

Какие доходы переведенных работников в 2-НДФЛ за 2017 год должны показать бухгалтеры ликвидированного филиала и головной компании?

Решение

В справке 2-НДФЛ бухгалтер филиала отразит зарплату, начисленную работникам за январь — октябрь 2017 года. А бухгалтер головной компании сдаст справки о зарплате на этих работников за период с ноября по декабрь 2017 года.

Ошибка 2. В одну справку 2-НДФЛ включили доходы сотрудника, который в течение года работал в разных подразделениях с разными кодами ОКТМО.

Если работник в течение 2017 года получал доходы от разных подразделений с разными ОКТМО, его доходы и НДФЛ нельзя показывать в одной справке 2-НДФЛ. Нужно заполнить несколько справок по числу комбинаций КПП + ОКТМО с одним и тем же номером корректировки за один и тот же налоговый период (письмо ФНС от 07.07.2017 № БС-4-11/13281@).

Пример 4

В 2017 году сотрудник работал в головном офисе и в филиалах компании (табл. 5 ниже). Сколько справок 2-НДФЛ с признаком 1 подать на работника за 2017 год?

Таблица 5. Периоды работы сотрудника в 2017 году

Решение

За 2017 год на работника нужно подать три справки — в ИФНС по местонахождению головной компании и филиалов.

В каждой из них нужно указать:

ИНН головной компании;
КПП конкретного филиала;
ОКТМО муниципального образования, где состоит на учете филиал.

Во всех трех справках номер корректировки — 00.

Звезда
за правильный ответ

Тест

Неправильно

Правильно!

Компания зарегистрирована в Москве. В январе она закрывает филиал в Санкт-Петербурге. Какие нужно указать КПП и ОКТМО при сдаче 2-НДФЛ и 6-НДФЛ за 2017 год за филиал:

2-НДФЛ и 6-НДФЛ нужно представить в ИФНС по месту учета обособленного подразделения. В отчетах нужно указать:

КПП ликвидируемого филиала;
ОКТМО по месту нахождения ликвидируемого филиала.

Это следует из письма ФНС от 07.07.2017 № БС-4-11/13281@.

КПП и ОКТМО филиала;

КПП головной компании и ОКТМО филиала;

КПП филиала, ОКТМО головной компании.

Перечитать статью и сдать тест еще раз